Menjadi Pemimpin Dalam Sebuah Acara
Hallo, Sobat Baca
Menjadi sosok pemimpin dalam sebuah acara (Events) sangatlah diperlukan karena sebagai pemimpin harus dapat membangun titik komunikasi, koordinasi, konfirmasi yang terarah dan jelas dengan semua orang yang terlibat dalam kegiatan acara tersebut.
Sukses atau tidaknya ketika mengadakan sebuah acara yang akan dilaksanakan tergantung dari sumber daya manusia (SDM), fasilitas, rundown, materi atau sponsor yang mendukung acara tersebut.
Tentu saja sosok pemimpin ini harus paham dengan fungsi manajemen (mengatur/mengelola) acar tersebut.
Apa yang dimaksud manajemen?
Manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan seseorang ketika mengatur kegiatan yang dikerjakan individu ataupun kelompok. Sistem atau manajemen harus dilakukan untuk memenuhi target yang akan dicapai oleh individu atau kelompok tersebut yang terjalin dalam kerjasama dengan mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada.
Baca juga ini: Pentingnya Kejujuran
Apa saja kira-kira fungsi manajemen yang harus kita pahami dan lakukan ketika ingin membuat sebuah acara?
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat ingin melaksanakan sebuah acara:
Sukses atau tidaknya ketika mengadakan sebuah acara yang akan dilaksanakan tergantung dari sumber daya manusia (SDM), fasilitas, rundown, materi atau sponsor yang mendukung acara tersebut.
Tentu saja sosok pemimpin ini harus paham dengan fungsi manajemen (mengatur/mengelola) acar tersebut.
Apa yang dimaksud manajemen?
Manajemen adalah sebuah proses yang dilakukan seseorang ketika mengatur kegiatan yang dikerjakan individu ataupun kelompok. Sistem atau manajemen harus dilakukan untuk memenuhi target yang akan dicapai oleh individu atau kelompok tersebut yang terjalin dalam kerjasama dengan mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada.
Baca juga ini: Pentingnya Kejujuran
Apa saja kira-kira fungsi manajemen yang harus kita pahami dan lakukan ketika ingin membuat sebuah acara?
Fungsi manajemen ini telah diterapkan dan dipraktikkan berdasarkan pengalaman saya pribadi ketika mengadakan sebuah acara. Manajemen tersebut disingkat dengan istilah P.O.A.C.E
1. Planning (Perencanaan)
Rencana adalah suatu pencapaian atau target yang kita inginkan dimasa depan, ibaratnya kalau kita mempunyai rencana untuk bisa melaksanakan sebuah acara kecil ataupun besar maka kita selaku panitia pelaksana harus membuat konsep (rancangan) apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai terlaksananya rencana tersebut.
Ada beberapa point penting yang harus kita rencanakan ketika akan melaksanakan sebuah acara (Events)
Membentuk panitia pelaksana, seperti:
Setelah semua ide perencanaan sudah kita pikirkan, tuangkan bermusyawarah bersama dengan cara bertukar pikiran. Maka langkah selanjutnya mematangkan segala bentuk persiapan yang dibutuhkan agar pada saat pelaksanaan tiba bisa terlaksana dengan baik.
Pada saat pelaksanaan acara dimulai semua panitia harus saling membantu, menguatkan satu dengan yang lain dan jalin komunikasi aktif supaya tidak terjadinya kurang komunikasi yang bisa berdampak pada terhambatnya acara tersebut.
4. Controlling (Pengawasan/pengontrolan acara)
Pada saat pelaksanaan acara sedang berlangsung seluruh penanggung jawab acara khusunya panitia pelaksana harus dapat mengontrol (mengawasi) segala bentuk yang terjadi pada saat acara dimulai. Jika pengawasan dilakukan dengan cara yang baik maka kemungkinan segala bentuk kekurangan dan kesalahan dapat teratasi.
Jika pengawasan kurang dilakukan dengan baik, maka kemungkinan akan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Disini tugas seluruh penanggung jawab acara harus siap siaga dan memperhatikan dengan teliti serta harus mampu bekerja sama satu dengan lain agar terjalin kekompakkan.
5. Evaluating (Evaluasi acara)
Setelah acara selesai selanjutnya seluruh panitia pelaksana mengadakan sebuah rapat/kumpulan untuk memberikan penilaian terhadap acara yang sudah dilaksanakan sebelumnya.
Dengan diadakan evaluasi ini, kita dapat merasakan selama proses awal sampai akhir yang sudah dilalui bersama, tentu saja selama proses perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan acara tersebut ada kekurangan dan kesalahan yang terjadi dan untuk mengantisipasi supaya tidak terjadi lagi dalam agenda acara yang akan dilaksanakan selanjutnya.
Kesimpulan melakukan evaluasi ini kita mendapatkan pengalaman, pembelajaran dan dapat meningkatkan rasa sikap percaya diri, peduli untuk selalu bekerjasama tanpa menyalahkan dan menyudutkan orang lain.
Rencana adalah suatu pencapaian atau target yang kita inginkan dimasa depan, ibaratnya kalau kita mempunyai rencana untuk bisa melaksanakan sebuah acara kecil ataupun besar maka kita selaku panitia pelaksana harus membuat konsep (rancangan) apa saja yang harus dilakukan untuk mencapai terlaksananya rencana tersebut.
Ada beberapa point penting yang harus kita rencanakan ketika akan melaksanakan sebuah acara (Events)
- Nama acara:
- Tema acara:
- Waktu pelaksanaan:
- Tempat/lokasi:
Membentuk panitia pelaksana, seperti:
- Ketua pelaksana
- Sekretaris
- Bendahara
- Acara/MC
- Logistik/peralatan
- Hubungan masyarakat (Humas)
- Publikasi dan dokumentasi (Pubdok)
- Konsumsi
- Membuat rundown acara (susunan acara)
- Membuat proposal, surat pemberitahuan/undangan, surat perizinan
- Membuat rencana anggaran biaya (RAB)
- Dan lainnya (disesuaikan dengan kebutuhan acara)
Setelah semua ide perencanaan sudah kita pikirkan, tuangkan bermusyawarah bersama dengan cara bertukar pikiran. Maka langkah selanjutnya mematangkan segala bentuk persiapan yang dibutuhkan agar pada saat pelaksanaan tiba bisa terlaksana dengan baik.
Pada saat pelaksanaan acara dimulai semua panitia harus saling membantu, menguatkan satu dengan yang lain dan jalin komunikasi aktif supaya tidak terjadinya kurang komunikasi yang bisa berdampak pada terhambatnya acara tersebut.
4. Controlling (Pengawasan/pengontrolan acara)
Pada saat pelaksanaan acara sedang berlangsung seluruh penanggung jawab acara khusunya panitia pelaksana harus dapat mengontrol (mengawasi) segala bentuk yang terjadi pada saat acara dimulai. Jika pengawasan dilakukan dengan cara yang baik maka kemungkinan segala bentuk kekurangan dan kesalahan dapat teratasi.
Jika pengawasan kurang dilakukan dengan baik, maka kemungkinan akan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Disini tugas seluruh penanggung jawab acara harus siap siaga dan memperhatikan dengan teliti serta harus mampu bekerja sama satu dengan lain agar terjalin kekompakkan.
5. Evaluating (Evaluasi acara)
Setelah acara selesai selanjutnya seluruh panitia pelaksana mengadakan sebuah rapat/kumpulan untuk memberikan penilaian terhadap acara yang sudah dilaksanakan sebelumnya.
Dengan diadakan evaluasi ini, kita dapat merasakan selama proses awal sampai akhir yang sudah dilalui bersama, tentu saja selama proses perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan acara tersebut ada kekurangan dan kesalahan yang terjadi dan untuk mengantisipasi supaya tidak terjadi lagi dalam agenda acara yang akan dilaksanakan selanjutnya.
Kesimpulan melakukan evaluasi ini kita mendapatkan pengalaman, pembelajaran dan dapat meningkatkan rasa sikap percaya diri, peduli untuk selalu bekerjasama tanpa menyalahkan dan menyudutkan orang lain.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada saat ingin melaksanakan sebuah acara:
- Terapkan 3K: Komunikasi, koordinasi, dan konfirmasi. Jika ada, boleh tambahkan konsumsi.
- Membangun kerjasama yang baik
- Tidak mementingkan diri sendiri
- Saling bertukar pikiran terhadap terhadap ide-ide yang akan direncanakan
- Tidak menyalahkan hak dan menyudutkan pendapat orang lain
- Saling memberikan saran dan masukan
- Saling menerima pendapat satu sama lain
- Harus saling membantu dan menguatkan
- Harus kompak dan rukun antar sesama
- Bangun komunikasi aktif (Agar tidak terjadi kesalahpahaman) karena kurangnya komunikasi
- Harus mengatur jadwal pertemuan rapat sesuai dengan kesanggupan dan kesepakatan bersama
- Libatkan sebuah keputusan bersama, jangan memutuskan oleh salah satu pihak
Post a Comment for "Menjadi Pemimpin Dalam Sebuah Acara"